Đổi phần mềm cho chuỗi khách sạn: có phải nối lại kênh OTA?

Phần 1: Đổi phần mềm khách sạn cho chuỗi — có phải nối lại kênh OTA không

Với một chuỗi, câu hỏi này không có một đáp án chung cho mọi cơ sở. Cần xét từng cơ sở theo ba trường hợp:

• Cơ sở dùng hãng quản lý kênh đã kết nối với DiHotel. Không nối lại kênh OTA. Việc phải làm: ánh xạ hạng phòng và gói giá của DiHotel với hãng, chuyển đặt phòng tương lai, đối chiếu, rồi chuyển đường nối một lần.
• Cơ sở dùng hãng quản lý kênh chưa kết nối. Phải đổi hãng quản lý kênh cho cơ sở đó. Tài khoản và đánh giá trên kênh vẫn giữ, nhưng các kênh phải được nối vào hãng mới, có hợp đồng và bảng ánh xạ riêng. Lộ trình của cơ sở này dài hơn và nên xếp sau.
• Cơ sở không dùng hãng quản lý kênh, đóng mở phòng tay trên trang quản trị từng kênh: đổi hệ quản lý không đụng tới kênh; muốn đơn tự về DiHotel thì cần một hãng quản lý kênh đã kết nối.

Cơ sở mua lại hoặc mở ở các thời điểm khác nhau có thể dùng các hãng khác nhau, nên hãy lập bảng theo cơ sở trước khi bàn lịch.

Phần 2: Ba lớp — kênh OTA, hãng quản lý kênh và hệ thống quản lý khách sạn

• Lớp 1, kênh OTA, ví dụ Booking hay Agoda: giữ tài khoản của từng cơ sở, hạng phòng hiển thị, giá bán, chính sách hủy, đánh giá và hợp đồng hoa hồng.
• Lớp 2, hãng quản lý kênh: nhận đặt phòng từ các kênh, gửi số phòng còn trống ra các kênh, qua bảng ánh xạ hạng phòng và gói giá.
• Lớp 3, hệ thống quản lý khách sạn: nơi lễ tân, đặt phòng, kế toán làm việc; nối với hãng quản lý kênh để nhận đơn và báo phòng trống.

Đổi phần mềm là đổi lớp 3; lớp 1 không bị đụng tới. Thứ thay đổi là đường nối giữa lớp 2 và lớp 3. Với chuỗi, mỗi cơ sở là một khách sạn riêng trên từng kênh và trên hãng quản lý kênh, nên chuyển đường nối cũng là việc riêng của từng cơ sở.

Phần 3: Điều kiện giữ nguyên hãng quản lý kênh và những gì cần rà trước khi ký

DiHotel kết nối hai chiều với các hãng quản lý kênh đã có kết nối: đặt phòng từ kênh chảy về DiHotel, số phòng còn trống từ DiHotel chảy ra kênh qua hãng. Nhờ vậy cơ sở giữ được hãng đang dùng cùng hợp đồng, tài khoản trên hãng. Trước khi ký, rà theo từng cơ sở:

• Hãng quản lý kênh đang dùng là hãng nào, đã có trong danh sách hãng quản lý kênh đã kết nối chưa.
• Hợp đồng với hãng còn đến khi nào, có cần báo trước cho hãng khi chuyển đường nối không.
• Cơ sở bán qua những kênh nào, với bao nhiêu hạng phòng, gói giá; ai làm Sale, ai là đầu mối phía hãng.

Khi phải đổi hãng quản lý kênh

Tài khoản và đánh giá trên kênh giữ nguyên; phần phải làm lại là nối các kênh vào hãng mới và lập bảng ánh xạ trên hãng mới. Thời gian phần này phụ thuộc hãng mới và từng kênh, nên đưa vào lộ trình riêng, tránh mùa cao điểm. Phí hãng quản lý kênh theo hợp đồng riêng giữa khách sạn và hãng.

Phần 4: Chuyển đặt phòng tương lai và tiền cọc theo từng kênh

Nguyên tắc: đặt phòng đi trước, đường nối đi sau. Toàn bộ đặt phòng tương lai của cơ sở, gồm đơn từ kênh OTA, khối phòng đoàn, đặt phòng theo hợp đồng công ty và các khoản cọc, phải có trên DiHotel trước khi chuyển đường nối; làm ngược thì số phòng trống báo ra kênh bị tính sai.

• Giữ mã đặt phòng của kênh và nguồn đặt phòng trên từng đặt phòng ở DiHotel, để đối chiếu theo kênh và để lễ tân tìm được đơn khi khách đưa mã.
• Tách cách thanh toán: trả trước cho kênh, trả tại khách sạn, hay chuyển cọc trực tiếp, để quầy không thu thừa, thu thiếu và kế toán theo dõi đúng khoản kênh sẽ chuyển về.
• Chạy thử trước, chuyển chính thức sau. DiHotel chạy thử trên bản sao, đối chiếu từng nhóm, có điểm quay lui; gói Đổi hệ 0 đồng gồm hai lượt chạy thử và một lượt chính thức. Đơn mới, đơn hủy giữa các lượt được cập nhật ở lượt chính thức từ bản sao chốt sát giờ chuyển.

Khoản cọc đi vào biên bản chốt số dư, xem bài biên bản chốt số dư cho kế toán trưởng. Khối phòng đoàn và hạn giữ phòng mùa hội nghị có ở bài mùa hội nghị: đặt cọc và tồn phòng trên nhiều cơ sở.

Phần 5: Ánh xạ hạng phòng và gói giá — việc của người làm Sale cùng hãng quản lý kênh

Ánh xạ hạng phòng và gói giá với từng kênh do người làm Sale của từng cơ sở làm cùng nhân viên hãng quản lý kênh, vì họ biết gói nào đang bán trên kênh nào. Đội triển khai DiHotel hỗ trợ cài đặt trên DiHotel cho khớp. Nên chốt trước quy ước chung cho cả chuỗi về tên hạng phòng, gói giá, nguồn đặt phòng trên DiHotel; tên hiển thị trên kênh không phải đổi theo, gói giá vẫn theo từng cơ sở.

Bảng ánh xạ nên được hãng xác nhận bằng văn bản trước ngày chuyển. Resort bán gói kèm dịch vụ như ăn sáng, ăn tối hay đưa đón cần ánh xạ riêng từng gói, để đơn về đúng gói và quầy biết khách được hưởng những dịch vụ gì.

Phần 6: Đối chiếu ba nguồn trước khi chuyển kết nối

Một đặt phòng OTA đúng phải khớp ở ba nơi: trang quản trị của kênh (xem cả đơn đã hủy), hãng quản lý kênh và DiHotel. Đối chiếu theo mã đặt phòng của kênh, từng kênh, từng cơ sở. Bốn kiểu lệch hay gặp: đơn có trên kênh nhưng chưa có trên DiHotel; đơn đã hủy trên kênh nhưng còn trên DiHotel; khác hạng phòng hoặc số đêm vì khách đã sửa trên kênh; khác số tiền vì khuyến mãi của kênh hay cách thanh toán.

Bộ phận đặt phòng đối chiếu đặt phòng, kế toán đối chiếu khoản trả trước và cọc. Chỉ chuyển đường nối khi ba nguồn đã khớp, hoặc mọi chỗ lệch đã có người nhận. Ngay trước giờ chuyển, chụp ảnh tồn phòng theo từng hạng phòng cho các ngày sắp tới, trên hãng và trên từng kênh, làm mốc để so sau khi chuyển.

Phần 7: Ngày chuyển kết nối — một lần, không chạy song song

Một hãng quản lý kênh chỉ nên nhận số phòng trống từ một hệ quản lý tại một thời điểm; để hệ cũ và DiHotel cùng nối thì số bên này đè số bên kia. Vì vậy kết nối kênh không chạy song song: đặt phòng sang trước, đối chiếu, rồi chuyển đường nối một lần, vào khung giờ ít giao dịch của cơ sở. Từ lúc đó mọi nghiệp vụ mới ghi trên DiHotel.

Bảng cố ý không ghi số giờ: mốc để sang bước sau là cột "xong khi".

Dấu hiệu lệch tồn phòng những ngày đầu và cách xử

• Dấu hiệu: phòng trống của một hạng trên kênh khác DiHotel dù không có đơn mới; một hạng phòng bỗng đóng bán, hoặc mở bán nhiều hơn số phòng thật; đơn về sai hạng phòng, sai gói giá; khách đưa mã kênh mà quầy không tìm thấy.
• Cách xử: so với ảnh chụp; có nguy cơ bán vượt thì đóng tạm hạng phòng trên kênh hoặc trên hãng; báo hãng và đội triển khai DiHotel; kiểm bảng ánh xạ trước tiên; đơn thiếu thì nhập ngay kèm mã của kênh.

Phần 8: Lộ trình theo từng cơ sở cho chuỗi và resort

• Chuyển lần lượt. Cơ sở đầu tiên có hãng quản lý kênh đã kết nối, dữ liệu gọn và đội Sale ổn định, làm mẫu cho cả chuỗi.
• Không chuyển kết nối hai cơ sở trong cùng một ngày, để đầu mối các bên tập trung.
• Chọn mùa thấp điểm riêng của từng cơ sở: resort biển, khách sạn thành phố, khách sạn hội nghị có mùa khác nhau.
• Cơ sở phải đổi hãng quản lý kênh xếp sau, khi phần nối kênh vào hãng mới đã xong.
• Bài học của cơ sở đầu được ghi vào bảng chuẩn bị chung cho cơ sở sau.

Cơ sở nhỏ trong danh mục đang ghi sổ bằng bảng tính có thể tham khảo hướng dẫn từng bước để đổi phần mềm quản lý khách sạn từ Excel trên DiCloud Blog. Đào tạo từng bộ phận xem bài đào tạo nhân viên khi đổi phần mềm khách sạn theo từng bộ phận.

Phần 9: Báo cáo cho chủ đầu tư và GM, và gói Đổi hệ 0 đồng

Trong lúc chuyển, chủ đầu tư và GM cần biết đơn OTA vẫn về đều. Mỗi cơ sở đã chuyển lên DiHotel hiện trên DiOwner, ứng dụng chỉ đọc dành cho chủ đầu tư và GM, số khớp với hệ vận hành. Báo cáo doanh thu theo nguồn đặt phòng trong DiHotel cho thấy kênh OTA còn đóng góp như trước hay không. Cơ sở chưa tới lượt vẫn báo cáo theo cách cũ.

Với khách sạn từ 50 phòng hoặc chuỗi từ 2 cơ sở đang chạy phần mềm cài tại chỗ đời cũ, ký hợp đồng đến hết 30/06/2027, gói Đổi hệ 0 đồng có năm cam kết:

• 1. Chuyển đổi dữ liệu 0 đồng: chạy thử trước, đối chiếu từng nhóm, có điểm quay lui.
• 2. Hệ cũ chỉ đọc 3–6 tháng: hệ cũ giữ chỉ đọc 3–6 tháng để tra cứu dữ liệu. Đây không phải kết nối kênh sống; kết nối kênh chỉ chạy trên một hệ.
• 3. Không trả tiền hai lần: phần còn lại của hợp đồng hệ cũ, tối đa 6 tháng, được cộng vào thời hạn DiHotel.
• 4. Biên bản chốt số dư ký hai bên trước ngày vận hành chính thức.
• 5. Đào tạo theo bộ phận, kèm một nhân sự hỗ trợ tại chỗ vào ngày vận hành chính thức.

Thuê bao không cao hơn phí bảo trì đang trả cho hệ cũ; chúng tôi không giảm giá thuê bao. Điều kiện chi tiết ghi trong hợp đồng.

Đổi phần mềm cho chuỗi khách sạn có phải nối lại kênh OTA không?

Không, nếu hãng quản lý kênh của cơ sở đã kết nối với DiHotel: tài khoản và đánh giá trên kênh giữ nguyên, chỉ đường nối giữa hãng và hệ quản lý được chuyển. Nếu hãng chưa kết nối, cơ sở phải đổi hãng quản lý kênh và nối các kênh vào hãng mới.

Các cơ sở trong chuỗi dùng hãng quản lý kênh khác nhau thì sao?

Xét từng cơ sở theo danh sách hãng quản lý kênh đã kết nối. Cơ sở dùng hãng đã kết nối chuyển trước; cơ sở phải đổi hãng xếp sau, khi phần nối kênh vào hãng mới đã xong.

Có chạy song song hệ cũ và DiHotel cùng nối với hãng quản lý kênh không?

Không. Hai hệ cùng báo số phòng trống ra kênh thì số bên này đè số bên kia. Đặt phòng chuyển sang DiHotel trước, đối chiếu xong mới chuyển đường nối một lần. Hệ cũ chỉ giữ chế độ chỉ đọc để tra cứu.

Ai chịu trách nhiệm ánh xạ hạng phòng và gói giá?

Người làm Sale của từng cơ sở làm cùng nhân viên hãng quản lý kênh. Đội triển khai DiHotel hỗ trợ cài hạng phòng, gói giá và nguồn đặt phòng trên DiHotel cho khớp bảng ánh xạ.

Chuỗi nên chuyển kết nối kênh cho các cơ sở cùng lúc hay lần lượt?

Lần lượt, không chuyển hai cơ sở trong cùng một ngày. Cơ sở đầu tiên làm mẫu; mỗi cơ sở chọn mùa thấp điểm của riêng mình.

Chủ đầu tư và GM có bị gián đoạn báo cáo trong lúc chuyển không?

Cơ sở đã chuyển hiện trên DiOwner, ứng dụng chỉ đọc dành cho chủ đầu tư và GM, số khớp hệ vận hành. Cơ sở chưa tới lượt vẫn báo cáo theo cách cũ.