Lập ngân sách khách sạn 2027 từ dữ liệu vận hành, không cảm tính

Phần 1: Lịch mùa ngân sách và khung năm bước

Theo một chuyên gia tư vấn quản trị doanh thu viết trên Hospitality Net, mùa lập ngân sách thường bắt đầu từ cuối tháng Tám và trình ban quản lý vào tháng sau; ngân sách là kế hoạch cho biết doanh thu tạo ra và chi tiêu từng tháng của năm tới. Với một danh mục nhiều cơ sở, lịch cần lùi sớm hơn vì có thêm vòng hợp nhất và vòng giải trình.

Năm bước

• Bước 1 — Thời điểm và khung. Hội đồng quản trị giao định hướng và giả định chung (mặt bằng lương, kế hoạch cải tạo) trước khi cơ sở lập.
• Bước 2 — Nền dữ liệu lịch sử. Số thực tế năm trước và ước thực hiện năm nay theo tháng: công suất, ADR, RevPAR, doanh thu theo nguồn và phân khúc, doanh thu dịch vụ khác.
• Bước 3 — Lớp nhu cầu đã có. Số phòng-đêm đã đặt cho năm tới, khối phòng đoàn, hợp đồng sự kiện đã ký, và tốc độ đặt so với cùng kỳ.
• Bước 4 — Chi phí. Rà lại mô hình nhân sự và chi phí trên mỗi phòng bán, không cộng tỷ lệ máy móc.
• Bước 5 — Chuyển thành dự báo và theo dõi. So thực tế – ngân sách – dự báo hằng tháng, và cập nhật dự báo khi tình hình đổi.

Phần 2: Năm sai lầm thường gặp khi lập ngân sách cho cả danh mục

• 1. Năm cũ cộng X% cho mọi cơ sở. Đơn giản nhất nhưng thiếu kế hoạch hành động, và xóa mất khác biệt giữa cơ sở đang lên với cơ sở đang chững.
• 2. Lập theo đơn vị sai. Nguồn tư vấn trên nêu ví dụ một khu nghỉ dưỡng lập ngân sách theo số người thay vì số phòng nên lệch mục tiêu doanh thu. Đơn vị gốc của doanh thu phòng là phòng-đêm theo phân khúc.
• 3. Chỉ nhìn lịch sử. Bỏ qua lượng đặt phòng đã có và tốc độ đặt so với cùng kỳ thì ngân sách quý đầu năm đã lệch ngay khi được duyệt.
• 4. Không rà mô hình nhân sự trong mùa ngân sách. HVS lưu ý chi phí cố định tăng làm tỷ lệ chuyển doanh thu thành lợi nhuận yếu đi; không rà lúc này thì chi phí cũ chuyển nguyên sang năm sau.
• 5. Duyệt xong không so. Trường EHL khuyến nghị xem báo cáo kết quả kinh doanh hằng tuần, hằng tháng và theo mùa, đặt cạnh ngân sách và dự báo.

Phần 3: Từ dưới lên — theo bộ phận và theo cơ sở

Mỗi dòng ngân sách phải có người lập và có động lực số liệu đứng sau. Khung phân bộ phận theo chuẩn ngành USALI — ấn bản mới có hiệu lực từ 01/01/2026 theo thông báo của các hiệp hội ngành — cho phép so ngân sách giữa các cơ sở theo cùng một cấu trúc.

Mỗi bộ phận lập từ động lực của mình

• Phòng: phòng-đêm × giá bình quân theo từng phân khúc — khách lẻ, khách đoàn, công ty, hội nghị — rồi mới cộng lại.
• Ẩm thực và sự kiện: dựa trên số khách lưu trú dự kiến và lịch sự kiện đã ký.
• Buồng phòng và vật tư: chi phí trên mỗi phòng-đêm bán, nhân với số phòng-đêm kế hoạch.
• Nhân sự: định biên theo lịch mùa, tách lao động cố định và thời vụ.
• Các bộ phận không phân bổ — hành chính, bảo trì, kinh doanh tiếp thị, năng lượng — lập theo danh mục chi, rà từng dòng.

Mỗi cơ sở một bản, cùng một khuôn

Mọi cơ sở dùng cùng bảng danh mục, định nghĩa chỉ số và mốc ghi nhận doanh thu theo đêm khách ở; khác khuôn ở tầng cơ sở là khác số ở tầng hợp nhất — xem bài một dashboard cho cả chuỗi.

Phần 4: Hai lớp dữ liệu — lịch sử và lượng đặt phòng đã có

• Lớp lịch sử: mười hai tháng thực tế theo cơ sở, phân khúc và nguồn, đã loại các sự kiện một lần và điều chỉnh theo lịch lễ, Tết.
• Lớp đặt phòng đã có: phòng-đêm đã đặt cho năm tới, khối phòng đoàn và hợp đồng sự kiện đã ký, so với cùng thời điểm năm trước.

Lớp thứ hai biến ngân sách từ ước muốn thành có căn cứ. DiOwner — ứng dụng chỉ đọc dành cho chủ đầu tư — hiển thị dự báo 30, 60 và 90 ngày tới dựa trên chính số phòng đã đặt trên hệ thống. Đây là phép thống kê từ dữ liệu đặt phòng thật, không phải mô hình suy đoán. Cần nói rõ giới hạn: tầm 90 ngày chỉ phủ quý đầu năm; các quý sau dựa vào khối phòng, hợp đồng đã ký và lịch sử cùng kỳ.

Phần 5: Ba kịch bản và bảng khung ngân sách

Hội đồng quản trị cần biết danh mục chịu được đến đâu, nên ngoài bản cơ sở, nên dựng thêm bản thận trọng và tích cực — không bằng cách cộng trừ một tỷ lệ cho cả bảng, mà bằng cách đổi đúng những biến số có thể đổi: phòng-đêm theo phân khúc, giá bình quân, tỷ lệ lấp khối phòng đoàn. Mỗi kịch bản kèm một mốc kích hoạt: nếu đến một thời điểm lượng đặt phòng đã có thấp hơn ngưỡng đã định, ban điều hành chuyển sang kế hoạch chi của kịch bản thận trọng.

Dòng hay bị sót: hạ tầng của phần mềm quản lý

Nếu phần mềm quản lý của cơ sở đang chạy trên máy chủ đặt tại khách sạn, ngân sách 2027 cần một dòng riêng cho hạ tầng đó: phí bảo trì phần mềm, máy chủ đến hạn thay, điện, sao lưu và nhân sự kỹ thuật. Trước khi chốt số, nên kiểm hệ điều hành và hệ quản trị cơ sở dữ liệu của máy chủ đang ở phiên bản nào. Theo lịch vòng đời của Microsoft, SQL Server 2016 đã hết hỗ trợ mở rộng từ 14/07/2026, và Windows Server 2016 hết hỗ trợ mở rộng ngày 12/01/2027; sau mốc đó, máy chủ không còn nhận bản vá bảo mật thường lệ.

Khi danh mục tính đến việc đổi hệ trong năm, dòng này nên tách thành ba khoản: thuê bao phần mềm mới, chi phí chuyển đổi dữ liệu và chi phí duy trì hệ cũ trong thời gian chạy song song. Với khách sạn từ 50 phòng hoặc chuỗi từ 2 cơ sở đang chạy phần mềm cài tại chỗ đời cũ, DiHotel có gói Đổi hệ 0 đồng cho hợp đồng ký đến hết 30/06/2027: chuyển đổi dữ liệu không tính phí, hệ cũ giữ chỉ đọc 3–6 tháng, không trả tiền hai lần cho phần hợp đồng cũ còn lại (tối đa 6 tháng), biên bản chốt số dư ký hai bên và đào tạo theo bộ phận. Thuê bao cho khách đổi hệ không cao hơn phí bảo trì khách sạn đang trả cho hệ cũ, nên khoản này có thể lập ngân sách ngay từ số đang chi.

Phần 6: Hợp nhất danh mục và theo dõi hằng tháng

Ba quy tắc hợp nhất

• Cộng phòng rồi mới chia: công suất danh mục tính từ tổng phòng-đêm, không lấy trung bình phần trăm của các cơ sở.
• Doanh thu thuần, cùng một mốc ghi nhận: trước thuế giá trị gia tăng, theo đêm khách ở.
• Loại giao dịch nội bộ: phiếu trả trước bán ở cơ sở này, dùng ở cơ sở khác chỉ được ghi một lần.

Nhịp theo dõi

Mỗi tháng, mỗi cơ sở và cả danh mục có bảng ba cột: thực tế, ngân sách, dự báo; chênh lệch lớn được giải thích theo phân khúc và nguồn. Ở phía doanh thu, chủ đầu tư xem số thực tế trên DiOwner — doanh thu theo nguồn, ADR, RevPAR, công suất (trừ phòng hỏng OOO, giữ phòng tạm ngừng OOS), công nợ — cho từng cơ sở và cả danh mục trên một phần mềm quản lý khách sạn đa cơ sở. Các chỉ số lợi nhuận như GOP, GOPPAR, TRevPAR chưa có trên ứng dụng (Sắp ra mắt), nên phía chi phí vẫn đối chiếu từ sổ kế toán.

Ở phía đó, khi doanh thu từ hệ thống vận hành được hạch toán thẳng sang phần mềm kế toán khách sạn DiACC, hai phía doanh thu và chi phí dùng chung danh mục, và việc đặt thực tế cạnh ngân sách bớt một khâu nhập lại.

Nên bắt đầu lập ngân sách khách sạn năm 2027 từ khi nào?

Mùa lập ngân sách thường bắt đầu từ cuối tháng Tám. Danh mục nhiều cơ sở nên bắt đầu sớm hơn vì có thêm vòng hợp nhất và giải trình với hội đồng quản trị.

Ngân sách và dự báo khác nhau thế nào?

Ngân sách là cam kết cố định cả năm, duyệt một lần. Dự báo cập nhật thường xuyên theo công suất, tốc độ đặt phòng và chi phí thực tế. Giữ cả hai mới biết danh mục lệch bao xa so với cam kết.

Vì sao không nên lấy số năm trước cộng một tỷ lệ tăng trưởng?

Vì con số đó không có kế hoạch hành động đi kèm: không nói được tăng từ phân khúc nào, tháng nào, nhờ việc gì. Ở cấp danh mục, một tỷ lệ chung còn xóa mất khác biệt giữa các cơ sở.

Dự báo trên DiOwner có dùng để lập ngân sách được không?

Được, như một lớp căn cứ. Dự báo 30, 60 và 90 ngày trên DiOwner dựa trên số phòng đã đặt trên hệ thống, là phép thống kê từ dữ liệu thật. Tầm nhìn này phủ quý đầu năm; các quý sau dựa vào khối phòng, hợp đồng đã ký và lịch sử cùng kỳ.

Nên dựng mấy kịch bản ngân sách?

Ba kịch bản — thận trọng, cơ sở, tích cực — là đủ, miễn mỗi kịch bản đổi đúng các biến số có thể đổi và đi kèm một mốc kích hoạt rõ ràng để ban điều hành biết khi nào chuyển kế hoạch chi.

Danh mục có cả cơ sở lớn và cơ sở nhỏ thì hợp nhất ngân sách thế nào?

Mỗi cơ sở lập theo quy mô của mình, nhưng dùng chung bảng danh mục, định nghĩa chỉ số và mốc ghi nhận doanh thu. Khi hợp nhất, cộng phòng-đêm và doanh thu rồi mới tính chỉ số, không lấy trung bình phần trăm giữa các cơ sở.